Versione 2026.09.06
Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento è ULIVO.AI S.r.l., con sede in Via Giuseppe Donati 174, 00159 Roma (RM), P. IVA 18431211004. La presente informativa riguarda la piattaforma academy.ulivo.ai e i servizi formativi accessibili attraverso di essa.
Per esercitare i diritti o richiedere informazioni sul trattamento dei dati personali è possibile scrivere a privacy@ulivo.ai oppure alla PEC ulivo.ai@legalmail.it. Per l'assistenza relativa al servizio è disponibile team@ulivo.ai.
Accesso riservato ai maggiorenni
La Piattaforma è destinata esclusivamente alle persone che hanno compiuto 18 anni. La data di nascita dichiarata viene trattata per accertare il requisito di accesso alla registrazione, all'accettazione di un invito e, quando necessario, durante l'aggiornamento di un account esistente.
Il controllo ordinario si basa sull'autodichiarazione e non richiede un documento di identità. Quando Ulivo accerta che un account appartiene a un minorenne, ne impedisce l'utilizzo e gestisce i dati e le eventuali esigenze di conservazione secondo la normativa applicabile.
Categorie di dati e modalità di raccolta
I dati sono raccolti direttamente dall'Utente, generati durante l'utilizzo dei Servizi oppure ricevuti dai soggetti coinvolti nella funzione richiesta, come il prestatore dei servizi di pagamento o il partner che invia un invito. Non è necessario inserire dati di terzi o informazioni particolarmente riservate nei materiali di esercitazione.
| Categoria | Dati e contesto di raccolta |
|---|---|
| Account e profilo | Nome, indirizzo email, credenziali protette, data di nascita, eventuale telefono, username, avatar, immagini e preferenze inserite dall'Utente. |
| Accesso e utilizzo | Indirizzo IP, caratteristiche del browser e del dispositivo, accessi, sessioni, operazioni e informazioni necessarie a proteggere il servizio. |
| Formazione | Corsi frequentati, progressi, tempi di attività, esercizi, risposte, valutazioni, attestati, obiettivi e partecipazione alle iniziative della Piattaforma. |
| Contenuti e assistenza | Note, codice, materiali caricati o generati, messaggi, richieste di assistenza, istruzioni ai tutor AI e relative risposte. |
| Voce e ambienti cloud | Audio e trascrizioni delle funzioni vocali scelte dall'Utente, file, comandi e attività negli ambienti di esercitazione cloud. |
| Acquisti e crediti | Pacchetto acquistato, importi, esito del pagamento, riferimenti della transazione, saldo e movimenti dei Token. Ulivo non conserva il numero completo della carta. |
| Scelte e comunicazioni | Presa visione delle informative, accettazione dei Termini, preferenze di consenso e informazioni necessarie a documentare tali scelte. |
Finalità e basi giuridiche
Ogni trattamento è collegato a una finalità determinata. La presa visione dell'informativa non equivale al consenso per finalità facoltative; i trattamenti necessari al servizio si fondano sulle basi indicate di seguito.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creazione e gestione dell'account, verifica della maggiore età, accesso ai corsi, tutoraggio, esercitazioni, materiali di studio e assistenza richiesta | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall'Utente (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). |
| Gestione di ordini, pagamenti, saldo e accrediti dei Token | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b); per gli adempimenti contabili e fiscali, obbligo legale (lett. c). |
| Protezione degli account, prevenzione di frodi e abusi, diagnosi di guasti e continuità del servizio | Legittimo interesse di Ulivo e degli utenti a un servizio affidabile e protetto (art. 6, par. 1, lett. f), nel rispetto dei diritti degli interessati; obbligo legale quando applicabile. |
| Adempimenti normativi e risposta alle richieste delle autorità competenti | Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c). |
| Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in relazione a contestazioni concrete | Legittimo interesse alla tutela dei diritti (art. 6, par. 1, lett. f), limitatamente ai dati e al periodo necessari. |
| Analisi facoltativa dell'utilizzo della Piattaforma tramite gli strumenti descritti nella Cookie Policy | Consenso preventivo, specifico e revocabile (art. 6, par. 1, lett. a). |
| Eventuali comunicazioni promozionali per le quali è richiesto il consenso | Consenso separato e revocabile (art. 6, par. 1, lett. a). Le comunicazioni necessarie al servizio restano distinte. |
Natura del conferimento
I dati necessari all'account, alla verifica dei requisiti, alla prestazione richiesta o agli adempimenti di legge devono essere forniti per utilizzare la relativa funzione. In loro assenza Ulivo può non essere in grado di attivare l'account, eseguire l'ordine o erogare il servizio richiesto.
Immagini personali, informazioni aggiuntive del profilo, funzioni vocali e contenuti liberamente inseriti sono facoltativi, salvo quanto necessario alla specifica attività scelta. Il rifiuto o la revoca dei consensi per analytics e marketing non pregiudicano l'accesso ai Servizi essenziali.
Destinatari e fornitori
I dati sono accessibili al personale autorizzato di Ulivo in relazione alle mansioni svolte. Possono essere comunicati ai fornitori necessari alla funzione utilizzata, a consulenti per gli adempimenti amministrativi e professionali e alle autorità quando la comunicazione è dovuta.
Le categorie di fornitori comprendono infrastruttura cloud, database e servizi tecnici di supporto, invio delle email, elaborazione dei pagamenti, assistenza, analytics, modelli di intelligenza artificiale e trattamento della voce. Nell'architettura della Piattaforma rientrano Google Cloud, Stripe, Resend, Anthropic, Mistral AI, Google per i servizi Gemini, Deepgram, ElevenLabs, Fly.io, PostHog e Microsoft Clarity, secondo le funzioni effettivamente utilizzate.
I fornitori possono operare per conto di Ulivo oppure come titolari autonomi per le attività che determinano in proprio, come quelle disciplinate dalle condizioni del prestatore di pagamento o del servizio analytics. Le informazioni sui destinatari pertinenti a una specifica funzione e sui rispettivi ruoli possono essere richieste a privacy@ulivo.ai.
Trattamenti e trasferimenti internazionali
L'infrastruttura applicativa principale e il database della Piattaforma sono ospitati su Google Cloud nella regione di Milano. La localizzazione del database non comporta che ogni trattamento effettuato dai fornitori, inclusi assistenza e servizi AI, avvenga esclusivamente nello Spazio economico europeo.
I servizi di fornitori internazionali possono comportare trattamenti in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. A tali trasferimenti si applicano le condizioni del Capo V del GDPR: decisioni di adeguatezza, quando pertinenti al destinatario e al trattamento, oppure garanzie appropriate quali le clausole contrattuali standard, con le misure ulteriori richieste nel caso concreto. È possibile chiedere a privacy@ulivo.ai informazioni sui trasferimenti relativi ai propri dati e sulle garanzie applicabili.
Tutor AI, valutazioni e contenuti dell'Utente
Quando l'Utente utilizza una funzione AI, le istruzioni, i messaggi e le parti di contesto necessarie alla richiesta possono essere trasmessi al fornitore che esegue l'elaborazione. Le funzioni vocali possono comportare l'elaborazione dell'audio per trascrizione, conversazione o sintesi vocale. I contenuti possono essere conservati nella Piattaforma per consentire la prosecuzione dell'attività e la consultazione del lavoro svolto.
L'utilizzo del servizio non attribuisce a Ulivo un'autorizzazione generale ad addestrare modelli sui contenuti dell'Utente. Eventuali trattamenti ulteriori richiedono una finalità e una base giuridica proprie. Per informazioni sul trattamento connesso a uno specifico fornitore o strumento è disponibile privacy@ulivo.ai.
La Piattaforma elabora progressi e risposte per fornire feedback, adattare l'esperienza didattica e calcolare risultati, obiettivi o classifiche. Le valutazioni AI possono essere inesatte e non costituiscono da sole una decisione di un'autorità, di un datore di lavoro o di un ente abilitante. L'Utente può segnalare errori e chiedere una verifica tramite l'assistenza.
Visibilità del profilo e iniziative con partner
La partecipazione a classifiche o eventi può rendere visibili agli altri partecipanti username, avatar generato, punteggi e posizione, secondo la relativa funzione. La foto personale del profilo non è utilizzata come immagine della classifica.
Se l'Utente aderisce a un'iniziativa di un partner, i dati di associazione, partecipazione e risultato necessari alla gestione dell'iniziativa possono essere accessibili ai soggetti autorizzati. L'associazione non attribuisce di per sé al partner l'accesso indiscriminato a chat private, note o materiali personali.
Cookie e analisi dell'utilizzo
La Piattaforma utilizza strumenti tecnici per autenticazione, preferenze e funzionamento delle attività richieste. Le funzionalità analytics di PostHog e Microsoft Clarity sono subordinate a una scelta facoltativa e sono attivate soltanto per utenti maggiorenni con consenso valido.
Gli analytics possono comprendere eventi di navigazione, interazioni e ricostruzioni delle sessioni, secondo le caratteristiche del servizio. La Cookie Policy descrive gli strumenti e le modalità per modificare le scelte. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti. Il piano di conservazione distingue i dati utilizzati per il servizio da quelli necessari a obblighi di legge o a contestazioni concrete. I termini massimi ordinari indicati di seguito non impongono una conservazione minima quando la finalità viene meno prima.
| Categoria | Periodo |
|---|---|
| Profilo, immagini e preferenze | Durata dell'account, con un periodo di recupero massimo di 30 giorni dalla richiesta di eliminazione. |
| Progressi, quiz ed esercizi | Durata dell'account, salve le informazioni necessarie agli attestati o a obblighi specifici. |
| Chat, prompt e trascrizioni AI | 24 mesi dall'ultima interazione, fatta salva una richiesta di cancellazione anticipata nei casi previsti. |
| Materiali di studio, note, codice e output | Durata dell'account o fino alla cancellazione richiesta dall'Utente; i materiali nel cestino sono recuperabili per 30 giorni. |
| Audio temporaneo | Tempo necessario all'elaborazione; le trascrizioni eventualmente conservate seguono la disciplina della conversazione. |
| Assistenza | 24 mesi dalla chiusura della richiesta. |
| Dispositivi e log di accesso | 12 mesi dall'ultimo utilizzo; per i log di protezione del servizio, 24 mesi dall'evento. |
| Attestati e presenze certificate | 10 anni dall'emissione o dalla scadenza, salvo un diverso obbligo applicabile al caso concreto. |
| Dati analytics identificabili | Massimo 12 mesi dalla raccolta, con cancellazione o anonimizzazione; la revoca interrompe la raccolta facoltativa. Per le registrazioni di sessione possono applicarsi i termini inferiori indicati nella Cookie Policy. |
| Prove contrattuali e scelte di consenso | 10 anni dalla cessazione del rapporto, limitatamente alle informazioni necessarie a documentare la scelta. |
| Ordini, pagamenti e documentazione fiscale | 10 anni dall'ultima registrazione, salvi accertamenti o obblighi che richiedano ulteriore conservazione. |
Chiusura dell'account e richieste di cancellazione
La funzione di chiusura dell'account interrompe l'accesso al servizio. La disattivazione non equivale alla cancellazione immediata di tutte le informazioni conservate. Le richieste di cancellazione dei dati personali possono essere indirizzate a privacy@ulivo.ai e sono valutate per le singole categorie, tenendo conto degli obblighi di legge e dei diritti dell'interessato.
I dati necessari a una controversia concreta possono essere conservati, con accesso limitato, per il tempo necessario alla sua gestione. Le copie di backup sono destinate al ripristino tecnico e non all'utilizzo ordinario; la cancellazione dei dati deve essere coordinata anche con l'eventuale ripristino di tali copie.
I dati conservati sul dispositivo, come bozze e preferenze, possono essere rimossi dalle impostazioni del browser. La cancellazione locale può comportare la perdita di materiali non sincronizzati e non sostituisce una richiesta relativa ai dati conservati da Ulivo.
Diritti dell'interessato e reclamo
Nei casi previsti dagli articoli 15–22 del GDPR, l'interessato può chiedere accesso ai dati e copia degli stessi, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità. Può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione e, in ogni momento, all'eventuale marketing diretto.
I consensi facoltativi possono essere revocati in qualsiasi momento. Per le richieste è disponibile privacy@ulivo.ai oppure la PEC ulivo.ai@legalmail.it. Ulivo può chiedere le informazioni proporzionate necessarie a verificare l'identità e a individuare i dati interessati.
Il riscontro è fornito, di regola, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Nei casi di complessità o pluralità di richieste previsti dal GDPR, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, dandone comunicazione e motivazione entro il primo mese. Restano ferme le eccezioni e le condizioni stabilite dalla legge.
L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, o all'autorità di controllo competente, e ricorrere alle ulteriori tutele previste dalla normativa.
Aggiornamenti dell'informativa
La versione e la data sono indicate in apertura. In caso di modifiche rilevanti, Ulivo rende disponibili le informazioni aggiornate attraverso la Piattaforma e richiede una nuova scelta quando necessaria. L'aggiornamento dell'informativa non autorizza retroattivamente nuovi utilizzi dei dati.